> **پیش از شروع:** ماژول تایمشیت بهصورت یک فیلد در فرمساز کار میکند، نه یک آیتم منوی جداگانه.
> سادهترین راه شروع، بارگذاری قالب آماده **تایمشیت پروژه** از مسیر
> **تنظیمات → شخصی سازی سیستم → قالبهای آماده** است. همچنین میتوانید فیلد **تایمشیت** را به هر یک از فرمهای
> اختصاصی خودتان اضافه کنید. هر دو روش در بخش [شروع کار](#شروع-کار) توضیح داده شدهاند.
فیلد تایمشیت چیست؟
فیلد تایمشیت به شما کمک میکند ساعات کاری هر یک از اعضای تیم روی یک پروژه را ثبت کنید، آن ساعات را بررسی و تایید نمایید، و در نهایت آنها را به گزارشهای آماده برای محاسبه حقوق تبدیل کنید. این ماژول چهار بخش را در یک جا کنار هم قرار میدهد:
- یک **لیست پرسنل** — اینکه چه کسانی روی این پروژه ثبت شدهاند، نرخ ساعتی هرکدام، و چه کسی مدیر آنهاست.
- یک **صفحه ثبت خودکار** — جایی که هر عضو تیم ساعات کاری خودش را ثبت میکند.
- یک **گردش کار تاییدیه** — برای ساعاتی که خارج از بازه معمول ثبت شدهاند و برای اصلاحات پس از ثبت.
- **گزارشها و ویجتهای داشبورد** — ساعات و هزینه به تفکیک پرسنل و به تفکیک نقش.
مثال واقعی
نحوه استفاده معمول یک تیم پروژه از ماژول تایمشیت به این شکل است:
- مدیر پروژه یک رکورد **تایمشیت پروژه** برای یک پروژه جدید ایجاد میکند و لیست پرسنل را میسازد: چه کارمندانی روی پروژه هستند، نرخ ساعتی هرکدام، و مدیر هرکدام کیست.
- هر روز، هر عضو تیم وارد تب **تایمشیتهای من** میشود و زمان شروع و پایان کاری را که انجام داده ثبت میکند.
- اگر کسی ساعاتی را برای تاریخی بسیار دور در گذشته یا آینده ثبت کند، آن ثبت بهصورت خودکار با وضعیت **در انتظار تایید** علامتگذاری میشود و منتظر تصمیم یک مدیر میماند.
- اگر کسی بعداً متوجه اشتباهی در یک ثبت شود، بهجای ویرایش مستقیم، یک **درخواست اصلاح** ارسال میکند — یک مدیر پیش از اعمال تغییر، آن را بررسی میکند.
- در پایان دوره حقوقی، مدیر پروژه وارد تب **گزارشها** میشود تا مجموع ساعات و هزینه هر کارمند و هر نقش را ببیند و برای محاسبه حقوق، آنها را به اکسل خروجی بگیرد.
مزایا
- **ثبت دقیق ساعات کاری** — هر ثبت مشخص میکند چه کسی و چه زمانی آن را ثبت کرده است.
- **کنترل تاییدیه داخلی** — ثبتهای دیرهنگام یا زودهنگام و اصلاحات پس از ثبت، همیشه پیش از احتساب از تایید یک مدیر عبور میکنند.
- **پاسخگویی کامل** — رد شدن هر ثبت، دلیل رد، ردکننده، و زمان رد آن را نشان میدهد.
- **سلسلهمراتب مدیریتی انعطافپذیر** — هر کارمند میتواند چندین سطح مدیریتی داشته باشد (مدیر مستقیم، مدیر سطح دوم و...)؛ هرکدام از آنها میتوانند درخواستهای آن کارمند را بررسی کنند.
- **گزارشگیری آماده برای حقوق و دستمزد** — گزارش ساعات و هزینه، به تفکیک واحد پول، همراه با نمودار، فیلتر، چاپ و خروجی اکسل.
- **لیستهای قابل استفاده مجدد** — یک لیست پرسنل را میتوان کپی کرد یا همزمان به چند پروژه متصل نمود.
شروع کار
برای استفاده از ماژول تایمشیت دو راه وجود دارد، بسته به اینکه بخواهید از یک ردیاب پروژه آماده استفاده کنید یا تایمشیت را به فرمی که همین حالا استفاده میکنید اضافه کنید.
روش اول — استفاده از قالب آماده تایمشیت پروژه
- به **تنظیمات → سفارشیسازی سیستم** بروید.
- در بخش **قالبها**، روی دکمه **تایمشیت پروژه** کلیک کنید.
- در پنجره تایید، روی **بله** کلیک کنید.
- یک منوی جدید به نام **تایمشیت پروژه** ساخته میشود که آماده استفاده است. هر رکورد در آنجا دارای **نام پروژه**، یک **کد پروژه** اختیاری، امکان اتصال یک فرد به پروژه، و یک فیلد **تایمشیت** با تمام تبهای توضیحدادهشده در این راهنماست.
روش دوم — افزودن فیلد تایمشیت به یک فرم موجود
- به **تنظیمات → سفارشیسازی سیستم** بروید و فرمی را که میخواهید تایمشیت به آن اضافه شود باز کنید.
- یک فیلد جدید اضافه کرده و نوع آن را **تایمشیت** انتخاب کنید.
- فیلد را ذخیره کنید. تبهای تایمشیت که در این راهنما توضیح داده شدهاند، هرجا که آن فیلد نمایش داده شود، ظاهر میشوند.
مجوزها
هر تب تایمشیت مجوز مخصوص به خود را دارد، بنابراین میتوانید به افراد مختلف دقیقاً همان بخشی از ماژول را که نیاز دارند بدهید. مجوزها به ازای هر فرم تعریف میشوند — اگر فیلد تایمشیت روی بیش از یک فرم باشد، مجوزهای هر فرم جداگانه است.
اعطای دسترسی
- به **تنظیمات → مدیریت نقشها** بروید.
- نقش موردنظر را پیدا کرده و روی **ویرایش مجوزهای نقش** کلیک کنید.
- مجوزهای تایمشیت مربوط به فرم موردنظر را پیدا کنید.
- مجوزهایی که این نقش نیاز دارد را فعال کنید (جدول زیر را ببینید).
- روی **ذخیره** کلیک کنید.
| مجوز | این مجوز چه اجازهای میدهد |
|---|---|
| مشاهده تعریف پرسنل | مشاهده لیست پرسنل (فقط خواندنی) |
| ویرایش تعریف پرسنل | ساخت/اتصال لیستها و افزودن، ویرایش یا حذف پرسنل |
| مشاهده تایمشیتهای من | ثبت و مشاهده ساعات کاری شخصی |
| درخواست اصلاح تایمشیت | ارسال درخواست اصلاح برای ثبتهای گذشته خود |
| بررسی درخواستهای اصلاح تایمشیت | تایید یا رد درخواستهای اصلاح و ثبتهای خارج از بازه |
| مشاهده تایمشیت پرسنل | مشاهده ساعات ثبتشده تمام پرسنل تحت مدیریت |
| ویرایش تایمشیت پرسنل | ویرایش ثبتهای پرسنل تحت مدیریت و تایید/رد آنها |
| مشاهده گزارشهای عملکرد | مشاهده گزارش مبتنی بر ساعات |
| مشاهده گزارشهای مبتنی بر مبلغ | مشاهده گزارش مبتنی بر هزینه |
| مشاهده گزارش رد شدهها و در انتظار تایید | مشاهده گزارش خلاصه رد شدهها/در انتظار تایید |
| مدیریت تنظیمات تایمشیت | تغییر واحد پول و سیاست تایید |
| ایفای نقش مدیر برای تایمشیت همه پرسنل | بررسی، ویرایش و گزارشگیری از همه پرسنل این فرم، حتی بدون رابطه مدیریتی مستقیم |
> **نکته:** تبهایی که نیازمند مدیریت افراد هستند (تاییدیهها، تایمشیت پرسنل، گزارشها) فقط برای کاربری نمایش داده میشوند که واقعاً حداقل یک نفر را در لیست مدیریت میکند — یا بهعنوان مدیر تعیینشده، یا از طریق مجوز «ایفای نقش مدیر برای تایمشیت همه پرسنل».
نمای کلی تبهای تایمشیت
فیلد تایمشیت، بسته به مجوزهای شما، یک یا چند تب از موارد زیر را نمایش میدهد:
| تب | کاربرد |
|---|---|
| **تعریف پرسنل** | ساخت لیست پرسنل: چه کسانی روی این پروژه هستند، نرخ ساعتی و مدیران آنها |
| **تایمشیتهای من** | ثبت ساعات کاری خودتان و پیگیری وضعیت آنها |
| **تاییدیهها** | بررسی درخواستهای اصلاح و ثبتهای خارج از بازه، از افرادی که مدیریت میکنید |
| **تایمشیت پرسنل** | مرور و ویرایش ساعات ثبتشده تمام پرسنل تحت مدیریت، به تفکیک وضعیت |
| **گزارشها** | گزارشهای عملکرد، مبتنی بر مبلغ، و رد شدهها/در انتظار تایید |
| **تنظیمات** | پیکربندی واحد پول و سیاست تایید |
اگر به هیچکدام از این تبها دسترسی نداشته باشید، فیلد پیامی نمایش میدهد مبنی بر اینکه شما به هیچ بخشی از تایمشیت دسترسی ندارید.
تب تعریف پرسنل
این تب، لیست افرادی را که میتوانند برای این پروژه ساعت ثبت کنند مدیریت میکند.
اتصال یا ساخت لیست پرسنل
بار اول که این تب را باز میکنید، از شما خواسته میشود یک لیست (که **لیست پرسنل** نامیده میشود) متصل کنید:
- لیستهای موجود را بر اساس نام جستجو کنید، یا
- یکی را از منوی **انتخاب یک لیست موجود...** انتخاب کرده و روی **اتصال** کلیک کنید، یا
- نامی در فیلد **نام لیست جدید...** وارد کرده و روی **ایجاد لیست** کلیک کنید.
> یک لیست میتواند همزمان به بیش از یک پروژه متصل باشد — ویرایش پرسنل در یک جا، تمام پروژههایی که از آن لیست استفاده میکنند را بهروز میکند.
مدیریت لیست فعلی
پس از اتصال لیست، میتوانید:
- نام لیست را **تغییر نام** دهید.
- از گزینه **کپی به عنوان لیست جدید** استفاده کنید — یک کپی کامل از لیست پرسنل (پرسنل، نرخها و سطوح مدیریتی) با نام جدید میسازد تا بتوانید بدون بازسازی از صفر، یک پروژه مشابه را شروع کنید.
- با **تغییر لیست**، لیست فعلی را جدا کرده و لیست دیگری را متصل یا ایجاد کنید.
افزودن پرسنل
- روی **+ افزودن پرسنل** کلیک کنید.
- از کادر جستجو، کاربر وردپرس موردنظر را انتخاب کنید.
- **نرخ ساعتی** او را وارد کنید (اگر ساعات این فرد بر اساس ساعت پرداخت نمیشود، مقدار را صفر بگذارید).
- با کلیک روی **+ افزودن سطح مدیریتی** یک یا چند **سطح مدیریتی** اضافه کرده و برای هر سطح یک مدیر انتخاب کنید. سطح ۱ مدیر مستقیم است؛ میتوانید هر تعداد سطح که نیاز دارید اضافه کنید. مدیر هر سطحی میتواند درخواستهای اصلاح و ثبتهای در انتظار این کارمند را بررسی کند.
- روی **ذخیره** در همان ردیف کلیک کنید.
برای حذف یک فرد، روی **حذف** در ردیف او کلیک کنید. اگر آن فرد قبلاً ساعتی ثبت کرده باشد، از لیست فعال پنهان میشود اما ثبتهای تاریخی و گزارشهای او دستنخورده باقی میمانند.
تب تایمشیتهای من
این تب جایی است که هر عضو تیم ساعات کاری خودش را ثبت و پیگیری میکند.
ثبت یک ورودی جدید
- **تاریخ و ساعت شروع** و **تاریخ و ساعت پایان** کاری که انجام دادهاید را وارد کنید.
- در صورت نیاز **یادداشت** اضافه کنید.
- روی **ثبت تایمشیت** کلیک کنید.
ثبت بلافاصله با وضعیت **عادی** ذخیره میشود (که یعنی هماکنون محاسبه شده است)، مگر اینکه خارج از بازه مجاز ثبتِ تعیینشده در [تب تنظیمات](#تب-تنظیمات) باشد — در آن صورت با وضعیت **در انتظار تایید** علامت میخورد تا یک مدیر آن را بررسی کند. سیستم همچنین جلوی ثبتی را که بازه زمانیاش با ثبت قبلی شما تداخل داشته باشد میگیرد.
مشاهده ثبتهای قبلی
زیر فرم ثبت، بخش **تایمشیتهای قبلی من** تمام ثبتهای شما را همراه با ساعات، یادداشت، ثبتکننده و وضعیت فعلی نمایش میدهد. ردیف **مجموع ساعات** در پایین جدول، همه ثبتهایی را که رد نشدهاند جمع میزند. برای دانلود فهرست کامل، روی **خروجی اکسل** کلیک کنید.
درک وضعیتها
روی هر برچسب وضعیتی که **در انتظار تایید**، **رد شده** یا **در انتظار تایید اصلاح** نوشته شده کلیک کنید تا پنجره جزئیات باز شود:
- **در انتظار تایید** — ثبتی که ارسال کردهاید و منتظر تصمیم یک مدیر است را نشان میدهد.
- **رد شده** — دلیلی که مدیرتان اعلام کرده، چه کسی رد کرده، و چه زمانی رد شده را نشان میدهد.
- **در انتظار تایید اصلاح** — تغییری که درخواست کردهاید (شروع/پایان/یادداشت جدید)، توضیح شما، و میزان تغییر مدت زمان را نشان میدهد.
ویرایش مستقیم یک ثبت
اگر مدیر سیستم شما یک **مهلت ویرایش مستقیم** تعیین کرده باشد (به [تنظیمات](#تب-تنظیمات) مراجعه کنید)، میتوانید برای مدت محدودی پس از ثبت، روی ثبت خودتان **ویرایش** بزنید، جزئیات را تغییر دهید و **ذخیره** کنید — بدون نیاز به تایید. پس از پایان آن مهلت، باید از درخواست اصلاح استفاده کنید.
درخواست اصلاح
وقتی یک ثبت از بازه ویرایش مستقیم خارج شد، روی آن **درخواست اصلاح** بزنید:
- **تاریخ و ساعت شروع**، **تاریخ و ساعت پایان** و **یادداشت** را به مقداری که باید میبود تغییر دهید.
- در فیلد **توضیح** (اجباری) دلیل نیاز به اصلاح را بنویسید.
- روی **ارسال** کلیک کنید.
ثبت اکنون تا زمانی که یکی از مدیران شما آن را تایید یا رد کند، وضعیت **در انتظار تایید اصلاح** را نشان میدهد. تایید، ثبت را با مقادیر پیشنهادی شما جایگزین میکند؛ رد، ثبت اصلی را دستنخورده باقی میگذارد.
تب تاییدیهها
مدیران از این تب برای بررسی درخواستهای افرادی که مدیریت میکنند استفاده میکنند.
درخواستهای اصلاح
هر کارت نشان میدهد چه کسی درخواست تغییر داده، چه زمانی، مقادیر **وضعیت فعلی** را در کنار مقادیر **درخواستی**، توضیح او، و — اگر مدت زمان جدید بهطور محسوسی طولانیتر یا کوتاهتر از مدت اصلی باشد — هشداری که تفاوت را برحسب ساعت و دقیقه نشان میدهد.
- در صورت تمایل یک **یادداشت بررسی (اختیاری)** اضافه کنید.
- روی **رد** کلیک کنید تا درخواست کنار گذاشته شود (ثبت اصلی بدون تغییر باقی میماند)، یا روی **تایید** کلیک کنید تا تغییر درخواستی اعمال شود.
ثبتهای در انتظار تایید
ثبتهایی که خیلی خارج از بازه مجاز ثبت شدهاند در اینجا نمایش داده میشوند، همراه با هشداری که دقیقاً نشان میدهد ثبت چقدر دیر یا زود انجام شده است.
- در صورت تمایل دلیل رد را وارد کنید.
- روی **رد** یا **تایید** کلیک کنید.
تایید، ثبت را بهعنوان محاسبهشده (عادی) علامت میزند؛ رد، آن را رد شده علامت میزند و دلیل شما را ذخیره میکند تا کارمند بتواند آن را ببیند.
تب تایمشیت پرسنل
این تب به مدیران یک نمای کامل و قابلجستجو از تمام پرسنل تحت مدیریتشان، به تفکیک وضعیت، میدهد.
جستجو
از کادر جستجو برای فیلتر بر اساس نام پرسنل یا متن یادداشتها استفاده کنید.
گروههای وضعیت
ثبتهای هر کارمند در چهار بخش جمعشونده دستهبندی میشوند که هر کدام مجموع ساعات آن بخش را در عنوان خود نشان میدهند:
| بخش | محتوا |
|---|---|
| **تایمشیتهای تایید شده** | ثبتهایی که بهطور عادی محاسبه شدهاند |
| **تایمشیتهای رد شده** | ثبتهایی که یک مدیر رد کرده، همراه با دلیل، ردکننده و زمان رد |
| **تایمشیتهای در انتظار تایید** | ثبتهای منتظر تصمیم، همراه با هشدار زمانبندی ثبت |
| **تایمشیتهای در انتظار تایید اصلاح** | درخواستهای اصلاح باز، همراه با مقادیر فعلی در برابر درخواستی و هشدار تفاوت مدت زمان |
ویرایش و تصمیمگیری از این تب
با داشتن مجوز ویرایش، میتوانید:
- روی **ویرایش** در هر ثبتی (در هر بخش) کلیک کنید تا شروع/پایان/یادداشت آن را مستقیماً تغییر دهید.
- روی یک ثبت **رد شده**، روی **تایید** کلیک کنید تا رد شدن آن لغو شده و محاسبه شود.
- روی یک ثبت **در انتظار تایید**، مستقیماً روی **رد** یا **تایید** کلیک کنید.
- روی یک کارت **در انتظار تایید اصلاح**، روی **ویرایش** کلیک کنید تا مقادیر پیشنهادی را پیش از تصمیمگیری تغییر دهید، یا مستقیماً **رد**/**تایید** بزنید.
خروجی گرفتن
از نوار خروجی برای دانلود موارد زیر استفاده کنید:
- **خروجی کامل (همه پرسنل)** — همه کارمندان، همه وضعیتها، در یک فایل.
- **خروجی همه تایید شدهها / رد شدهها / در انتظار تایید / درخواستهای اصلاح در انتظار** — یک وضعیت خاص برای همه کارمندان.
- **خروجی اکسل** روی عنوان یک کارمند خاص — گزارش کامل همان یک کارمند.
تب گزارشها
تب گزارشها بسته به مجوزهای شما، تا سه زیرتب دارد.
گزارشهای عملکرد
مجموع ساعات به تفکیک پرسنل و به تفکیک نقش، هرکدام با یک نمودار میلهای. از فیلترهای **همه پرسنل** / **همه نقشها** برای محدود کردن نمایش استفاده کنید، سپس **چاپ** یا **خروجی اکسل** بگیرید.
گزارشهای مبتنی بر مبلغ
مجموع هزینه (ساعات ضربدر نرخ ساعتی) به تفکیک پرسنل و به تفکیک نقش. مبالغ بر اساس واحد پول گروهبندی و برچسبگذاری میشوند و هرگز در یک نمودار یا مجموع واحد با هم مخلوط نمیشوند. فیلتر، چاپ و خروجی اکسل مانند گزارشهای عملکرد کار میکنند.
گزارش رد شدهها و در انتظار تایید
برای هر کارمند: چند ثبت رد شده و معادل چند ساعت است، و چند ثبت هنوز در انتظار تایید است و معادل چند ساعت است — همراه با یک نمودار مقایسهای.
تب تنظیمات
واحد پول و قوانین تایید لیست پرسنل را از یکجا پیکربندی کنید. این تنظیمات برای کل لیست پرسنل اعمال میشود، نه برای هر کارمند بهصورت جداگانه.
| تنظیم | توضیح |
|---|---|
| **واحد پول** | واحد پولی که همه نرخهای ساعتی و گزارشهای هزینه این لیست بر اساس آن پرداخت و نمایش داده میشوند. بر اساس زبان سایت شما بهطور خودکار تعیین میشود، اما میتوان آن را به هر واحد پول پشتیبانیشده تغییر داد. |
| **مهلت ویرایش مستقیم (دقیقه)** | مدت زمانی که کارمند میتواند پس از ثبت، یک ثبت را مستقیماً ویرایش کند. مقدار ۰ به این معناست که هر تغییری نیازمند درخواست اصلاح است. |
| **تعداد روزهای مجاز در گذشته** | حداکثر تعداد روزهایی که یک ثبت میتواند در گذشته تاریخگذاری شود، پیش از آنکه نیازمند تایید مدیر باشد. مقدار ۱- به معنای نامحدود است. |
| **تعداد روزهای مجاز در آینده** | حداکثر تعداد روزهایی که یک ثبت میتواند در آینده تاریخگذاری شود، پیش از آنکه نیازمند تایید مدیر باشد. مقدار ۱- به معنای نامحدود است. |
پس از اعمال تغییرات، روی **ذخیره** کلیک کنید.
ویجتهای داشبورد
دو ویجت برای داشبورد CRM شما در دسترس است تا بتوانید فعالیت تایمشیت یک پروژه را بدون باز کردن خود پروژه رصد کنید.
گزارش خلاصه تایمشیت
مجموع ساعات و مجموع هزینه (به تفکیک واحد پول) یک پروژه را به همراه نمودار و جدول ساعات به تفکیک نقش نمایش میدهد.
گزارش مقایسهای تایمشیت
ساعات یا هزینه — هرکدام را که انتخاب کنید — را هم به تفکیک نقش و هم به تفکیک پرسنل، برای یک پروژه، در کنار هم مقایسه میکند.
افزودن یک ویجت
- **داشبورد CRM** را باز کرده و روی **ویرایش داشبورد** کلیک کنید.
- روی **افزودن ویجت** کلیک کرده و **گزارش خلاصه تایمشیت** یا **گزارش مقایسهای تایمشیت** را پیدا کنید.
- روی ویجت کلیک کنید تا اضافه شود، سپس آن را به موقعیت دلخواه بکشید.
- روی آیکن **تنظیمات** ویجت کلیک کنید تا نوع پست پروژه را انتخاب کرده، سپس پروژه را بر اساس نام، کد یا شناسه جستجو کنید.
- برای ویجت مقایسهای، همچنین انتخاب کنید که بر اساس **ساعت** مقایسه کنید یا **هزینه**.
- روی **پایان** کلیک کنید تا چیدمان داشبورد ذخیره شود.
